Propuesta de un programa de gestión de documentos como herramienta de innovación gerencial en las instituciones del poder público municipal. Un estudio en la Alcaldía del Municipio Naguanagua del Estado Carabobo

Abstract

El estudio presentado tiene como objetivo general proponer un programa de gestión de documentos como estrategia de innovación gerencial en la Alcaldía del Municipio Naguanagua, en la que se observa que no se cuenta con un sistema de archivos integrado y conectado a todos y cada uno de los departamentos, que garantice bajo una estructura organizativa y funcional, la eliminación de documentos que vayan perdiendo vigencia desde el punto de vista administrativo, contable, fiscal, legal y judicial, así como el seguimiento y transferencia entre los archivos de dicho sistema. Metodológicamente, fue concebida como una investigación descriptiva de diseño de campo y con modalidad de proyecto factible, en la que se empleó como técnica de recolección de datos la observación directa encuesta. En correspondencia con la técnica señalada, el instrumento fue el cuestionario, aplicado a una muestra de treinta y nueve (39) personas en las diversas instancias de la entidad. Los resultados obtenidos permitieron concluir que la gestión documental y de archivos debe verse desde la creación del documento y todos los integrantes del departamento, o unidad organizativa, están implicados; directivos, secretarias, técnicos, porque en todos los departamentos se manejan documentos, tanto en formato tradicional como electrónico, y dichos documentos son los que evidencian la realidad, dan prueba de lo hecho, y pueden llegan a tener determinados valores permanentes en el tiempo, por lo cual se propuso un desarrollo metodológico que permite a los usuarios institucionales el acceso a la información, es un medio para transmitir y gestionar datos, información y conocimiento de forma organizada y oportuna. De esta forma, un sistema de gestión de documentos de archivo se convierte en una fuente de información sobre las actividades de la organización que puede servir de apoyo a posteriores actividades y toma de decisiones, al tiempo que garantiza la asunción de responsabilidades frente a las partes interesadas presentes y futuras